ค ม อการใช งาน ระบบงานจ ดเก บเอกสารอ เล กทรอน กส

Transcription

1 ค ม อการใช งาน ระบบงานจ ดเก บเอกสารอ เล กทรอน กส ส าหร บผ ปฏ บ ต งาน มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน

2 บทนา... 3 โครงสร างเอกสาร... 3 การนาเข าเอกสาร... 3 การกาหนดส ทธ... 4 ค ณสมบ ต เอกสาร... 4 การส บค น... 4 เคร องม อ... 5 ต เอกสาร... 5 เอกสาร... 5 เคร องม อ... 5 ต งค าผ ด แล... 5 การเข าใช งานระบบจ ดเก บเอกสาร... 6 ต เอกสาร... 7 การสร างต เอกสาร... 7 เตร ยมข อม ลลงแผ น เอกสาร สร างใหม แก ไขค ณสมบ ต แก ไขเวอร ช น ค ดลอก ต ดเอกสาร การด เอกสาร ต ดตามเอกสาร เคร องม อ การค นหา ต งค าผ ด แล การจ ดการค ณสมบ ต หมวดหม เอกสาร หมวดหม เอกสารย อย มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 2

3 บทน า โครงสร างเอกสาร 1. ในล กษณะของการสร างต และแฟ มเก บเอกสาร โดยม การจาลองโครงสร างการจ ดเก บเอกสาร จร งเป นแบบต ล นช ก แฟ มเอกสารหล กและแฟ มเอกสารย อย 2. รองร บการแสดงโครงสร างการจ ดเก บของต และแฟ มเอกสารต างๆในร ปแบบ Navigation Tree 3. ท ม ความย ดหย นส งในการจ ดโครงสร างท ไม จาก ด ระด บช นจานวนต ล นช ก และจานวนแฟ ม เอกสาร 4. ท สามารถกาหนด Quota ขนาดของต จ ดเก บเอกสาร 5. สามารถกาหนดชน ดของเอกสารท อน ญาตให นาเข าได 6. สามารถถ ายทอดค ณสมบ ต ของต แม (Folder) มาต ล ก (Sub-Folder) ได ทาให การสร าง Sub- การน าเข าเอกสาร Folder ไม ต องมากาหนดค ณสมบ ต อ ก 7. ท สามารถจ ดเก บเอกสาร จากการสแกนเอกสาร และนาเข าผ าน Web โดยตรง 8. สามารถนาเข าเอกสารโดยการเช อมต อโครงสร างของต เอกสารก บ windows explorer โดยตรง 9. ท สามารถจ ดเก บเอกสารอ เล กทรอน กส อ น ๆ ได หลายร ปแบบ เช น MS Office, Html, PDF, TIFF, JPEG, GIF, BMP, Avi, Mp3 10. ท สามารถจ ดเก บด ชน ต าง ๆ ซ งผ ใช สามารถกาหนดได เอง และสามารถบ นท กค ณสมบ ต ของ เอกสาร โดยอ ตโนม ต เช น ผ สร าง ผ แก ไขล าส ด ว นท สร าง และว นท แก ไขล าส ด 11. สามารถอน ม ต เอกสารก อนการ Publish ได 12. รองร บการ Lock เอกสารเม อม การแก ไข ทาให ผ อ นสามารถอ านเอกสารท กาล งแก ไขได อย าง เด ยว มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 3

4 การกาหนดส ทธ 13. ท สามารถเก บเอกสาร และกาหนดส ทธ ได ถ งระด บเอกสาร 14. รองร บการกาหนดส ทธ ต าง ๆ ด งน ส ทธ ในการอ านอย างเด ยว ( Read Only), ส ทธ ในการอ าน และ พ มพ (Read and Print), ส ทธ ในการทาบ นท กออกมา (Save As), ส ทธ ในการแก ไข (Edit) 15. สามารถอ านเอกสารประเภท word, excel, pdf ผ าน HTML ได โดยม ต องม Program Ms- Word, MS-Excel, Acrobat 16. ท สามารถกาหนด Rule Base ได ค ณสมบ ต เอกสาร การส บค น 17. ท สามารถรองร บการใส ข อม ลแบบ Meta Data 18. สามารถแบ งประเภทของเอกสารได (Category) ทาให สามารถเร ยกด เอกสารได หลายม มมอง 19. ท สามารถรองร บการเก บเป น Version 20. ท สามารถรองร บการก ค นเอกสาร กรณ ผ ใช งานเก ดลบเอกสาร 21. ท ม ระบบเต อนเอกสารหมดอาย พร อมแสดงรายการเอกสารท หมดอาย โดยสามารถเล อก เฉพาะต ล นช กแฟ ม และสามารถระบ ช วงว นเวลาท ต องการทราบเอกสารท หมดอาย ได 22. รองร บการส บค นเอกสารจากคาค น meta data ท สร างข น 23. รองร บเง อนไขการส บค น And Orและ รองร บการส บค นถ งเน อความในเอกสาร มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 4

5 เคร องม อ ต เอกสาร เคร องม อสาหร บการสร างต เอกสารในระบบจ ดเก บเอกสาร ท ผ ใช งานท ม ส ทธ สามารถต งช อกาหนดส ทธ การเข าถ ง กาหนดส ทธ การใช งานให ก บผ ใช งานท วไปอ น ๆ เอกสาร เคร องม อสาหร บการสร างเอกสาร และการจ ดการก บเอกสารในระบบ เคร องม อ เคร องม อพ เศษท ม ท งเคร องม อค นหาสาหร บผ ใช งานท วไปและเคร องม อสาหร บจ ดการระบบต าง ๆ ของ ผ ด แลระบบ ต งค าผ ด แล เคร องม อสาหร บผ ด แลระบบ ท จะสามารถจ ดการระบบจ ดเก บเอกสารได โดยง ายและ ม ประส ทธ ภาพ มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 5

6 การเข าใช งานระบบจ ดเก บเอกสาร ค ม อการใช งานระบบจ ดเก บเอกสาร 1. เม อผ ใช งาน Log in เข าระบบและคล กท เมน ระบบจ ดเก บ ด งร ปท 1. ร ปท 1. โดยท ม ส ทธ การใช งานเป นผ ด แลระบบ เม อเข าส ระบบจ ดเก บเอกสารจะปรากฏเมน การใช งานด งร ปท 1.1 ร ปท 1.1 มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 6

7 เม อผ ใช งานทาการคล กท เมน ระบบจ ดเก บ และผ ใช งานม ส ทธ การใช งานเป นผ ด แลระบบ เม อเข าส ระบบ จ ดเก บ และผ ใช งานต องการสร างต จ ดเก บเอกสาร และม การให ส ทธ การใช งานก บแผนกอ น ๆ ท เป นเจ าของ ต เอกสาร สามารถดาเน นการได โดยว ธ ด งต อไปน ต เอกสาร การสร างต เอกสาร 1. กดป ม ต เอกสาร เล อก สร างใหม ด งร ปท 2. ร ปท จะปรากฏหน าจอของการสร างต จ ดเก บเอกสาร ให เล อก ต เอกสาร และกด ป มต อไป ด งร ปท 3. ร ปท 3. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 7

8 3. ให พ มพ ช อต จ ดเก บเอกสารตรงกล อง ช อ: พ มพ คาสาค ญในการค นหาท ช อง คาค น : (ถ าม ) และ กดป มต อไป ด งร ปท 4. ประเภทการหมดอาย : ร ปท 4. ไม ระบ ไม กาหนดการหมดอาย ของต จ ดเก บเอกสาร ระบ ว นหมดอาย ระบ ว นท หมดอาย ของต เอกสาร ระบ ระยะเวลาหมดอาย กาหนดช วงของต เอกสารท จะอน ญาตให ใช งาน ทาหล งหมดอาย : ไม ระบ ไม กาหนด ย ายไป กาหนดต เอกสารปลายทางของต เอกสารท หมดอาย แล วให ย ายไปท ต ไหน ลบ ให ลบเอกสารถ าเอกสารหมดอาย มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 8

9 4. กาหนดข อม ลรห สเอกสาร, กล ม,ว นท และคล กท ป มต อไป ด งร ปท 5. ร ปท กาหนดส ทธ ในการใช งานโดยให ทาเคร องหมาย เพ อกาหนดประเภทของการใช งานท จะ อน ญาตให ผ ใช งานใช งานได ตาม กล ม ด งร ปท 6. และกดป ม ต อไป ร ปท 6. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 9

10 ส ทธ การใช งานระบบ : ด ข อม ล แก ไข ผ ใช งานสามารถด ต เอกสารได อย างเด ยว ผ ใช งานสามารถแก ไขต เอกสารต น นได เพ ม ผ ใช งานสามารถเพ มเอกสารหร อต เอกสาร ภายใต ต เอกสารน ได อน ม ต พ มพ ลบ ดาวน โหลด กาหนดให ผ ใช งานในกล มน ตรวจสอบเอกสาร ก อนการเผยแพร ให ใช ผ ใช งานสามารถ พ มพ เอกสารภายใต ต เอกสาร น ได ผ ใช งานสามารถลบต เอกสารหร อเอกสาภายใต ต น ได ผ ใช งานสามารถดาวน โหลดเอกสารจากต เอกสารต น ได 6. เม อสร างต จ ดเก บเอกสารเร ยบร อยแล ว ระบบจะแสดงต เอกสารท สร างข นมาใหม ด งร ปท 7. ร ปท 7. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 10

11 เตร ยมข อม ลลงแผ น ค ม อการใช งานระบบจ ดเก บเอกสาร การเตร ยมข อม ลลงแผ น ค อการ นาเอกสารท ม อย ในระบบจ ดเก บเอกสาร ไปสร างไฟล จาลอง เพ อทาการ บ นท กลงแผ นเก บข อม ล โดยม ว ธ การจ ดเตร ยมข อม ลตามข นตอน ด งต อไปน 1. เล อกต เอกสาร หร อ รายการเอกสารท ต องการจ ดเตร ยมข อม ล ทาการคล กขวาท รายการท ต องการ และทาการเล อก เตร ยมข อม ลลงแผ น ด งร ปท 8. ร ปท สามารถด รายการข อม ล ท ทาการเตร ยมข อม ลลงแผ น ได โดยการคล กท เมน เคร องม อ แล วเล อก เข ยนลงแผ น จะแสดงรายการข อม ลท ทาการจ ดเตร ยมลงแผ นไว ท งหมด ด งร ปท 9. ร ปท 9. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 11

12 เอกสาร ค ม อการใช งานระบบจ ดเก บเอกสาร เอกสาร ค อเคร องม อสาหร บการทางานภายใต ต เอกสาร ผ ใช งานสามารถใช เคร องม อตามส ทธ ท ได ร บจาก ผ ด แลระบบ ด งร ปท 10. เอกสาร : ร ปท 10. สร างใหม สร างเอกสารเข าไปท ระบบจ ดเก บเอกสารอ เล กทรอน กส แก ไขค ณสมบ ต เพ ม / ลบ หร อแก ไขรายละเอ ยดของแอดทร บ วต ของต เอกสารน น ต ด ค ดลอก วาง ลบ ต ดต เอกสารน นไปวางไว ตาแหน งอ นท ต องการ ค ดลอกต เอกสารน นไปวางไว ตาแหน งอ นท ต องการ วางต เอกสารน นท ได จากการ ต ด / ค ดลอก ไปตาแหน งท ต องการ ลบต เอกสารน น ลบถาวร ลบเอกสารออกจากระบบ (เคร องม อใช งานเฉพาะผ ม ส ทธ ) เตร ยมข อม ลลงแผ น สร างไฟล จาลอง เตร ยมการบ นท กลองแผ นเก บข อม ล ต ดตามเอกสาร ต ดตามความเคล อนไหวของต เอกสาร / การเปล ยนแปลงต เอกสาร มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 12

13 สร างใหม สร างใหม ค อเคร องม อสาหร บการสร างเอกสาร / การอ พโหลดเอกสารเข าระบบจ ดเก บเอกสาร อ เล กทรอน กส ซ งเป นระบบจ ดเก บเอกสารท สามารถควบค มประเภท ขนาดของเอกสาร และง ายต อการใช งานเม อเข าส ระบบจ ดเก บเอกสารและผ ใช งานเล อกใช งานท ต จ ดเก บเอกสารท ต องการจ ดเก บเอกสารระบบ จะแสดงเคร องม อท ใช งานตามส ทธ ท ผ ด แลระบบเป นผ อน ญาต ให ใช งาน ด งร ปท 11. ร ปท คล กท สร างใหม เพ อเล อก เอกสาร และคล กท ป มต อไป ด งร ปท 12. ร ปท 12. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 13

14 2. กดเล อกไฟล เพ อเล อกเอกสารท จะทาการจ ดเก บเข าระบบจ ดเก บเอกสาร และคล กต อไป ด งร ปท 13. ร ปท ระบบจะแสดงรายละเอ ยดของเอกสาโด ช อ : จะแสดงช อไฟล ของเอกสารผ ใช งานสามารถพ มพ เพ อเปล ยนช อเอกสารท จะจ ดเก บเข าระบบจ ดเก บได เม อพ มพ รายละเอ ยดต าง ๆของเอกสาร เร ยบร อยแล วคล กต อไป ด งร ปท 14. ร ปท 14. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 14

15 4. ระบบจะทาการอ พโหลดเอกสารและจ ดเก บช อเอกสารท ต งไว แสดงภายใต ต เอกสารน น ด งร ปท 14. และเม อคล กท ช อเอกสารน น ระบบจะแสดงรายละเอ ยดของเอกสาร ด งร ปท 15. ร ปท เม อต องการแก ไขรายละเอ ยดหร อต องการแก ไข เวอร ช นของเอกสารสามารถทาได โดยการคล ก H เล อกเอกสารท จะทาการแก ไข และคล กเมน เอกสาร ระบบจะแสดงเคร องม อท สามารถใช งานได ตามส ทธ ของผ ใช งาน ด งร ปท 16. ร ปท 16. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 15

16 เคร องม อท ผ ใช งานม ส ทธ ใช งานเพ อการแก ไข เวอร ช นเอกสาร, ต ด/ ค ดลอก/ย ายเอกสาร ไปวางไว ท ต จ ดเก บเอกสารอ นตามตาแหน งท ต องการ สามารถทาได โดยการคล กท เมน เอกสาร หร อ คล กขวาท เอกสาร ท ต องการแก ไข ด งร ปท 17. ร ปท 17. แก ไขค ณสมบ ต 1. เล อกเอกสารท ต องการแก ไข และคล กขวาเล อก แก ไขค ณสมบ ต เพ อจะทาการแก ไข ข อม ล ของเอกสาร ด งร ปท 18. ร ปท 18. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 16

17 2. ระบบจะแสดงหน าจอการแก ไขค ณสมบ ต ด งร ป ผ ใช งานสามารถแก ไข ช อ ของเอกสารแก ไข ว นหมดอาย และรายละเอ ยดต าง ๆ ได เม อทาการแก ไขข อม ลแล วคล กป ม เสร จส น เพ อจ ดเก บ ด งร ปท 19. ร ปท 19. แก ไขเวอร ช น 1. คล กเล อกเอกสารท จะอ พเดทเวอร ช น หร อการอ พเอกสารฉบ บใหม เข าไปท ระบบโดยใช ช อ เอกสารในระบบช อเด ม และคล กขวาเล อกเคร องม อ อ พเดทเอกสาร ด งร ปท 20. ด งร ปท 20. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 17

18 2. คล กเล อกไฟล เพ อเล อกเอกสารท จะทาการอ พเดทเวอร ช น แล วคล ก ต อไป ร ปท 21. ร ปท ผ ใช งานสามารถตรวจสอบข อม ล รายละเอ ยดช อของเอกสารก อนการจ ดเก บ และคล ก เสร จส น เพ อ จ ดเก บเอกสารเข าระบบจ ดเก บเอกสาร ร ปท 22. ร ปท 22. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 18

19 4. เม อคล กท เอกสารท ทาการแก ไขเวอร ช น ระบบจะแสดงรายละเอ ยดและส ทธ การเข าถ งของเอกสาร ฉบ บน น ด งร ปท 23. ร ปท 23. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 19

20 ค ดลอก ค ม อการใช งานระบบจ ดเก บเอกสาร เม อผ ใช งานต องการค ดลอกเอกสารจากต เอกสารหน งไปไว ท อ กต เอกสารหน งท ต องการ สามารถทาได โดย ว ธ การด งต อไปน 1. คล กเล อกเอกสารท ต องการค ดลอก คล กขวาเล อก เคร องม อ ค ดลอก ด งร ปท 24. ร ปท เล อกเมน ต เอกสารและคล กขวา เล อกต เอกสารท ต องการ เล อกคาส ง วาง เพ อทาการค ดลอก เอกสาร ด งร ปท 25. ด งร ปท 25. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 20

21 3. ระบบจะค ดลอกเอกสารจากเคร องม อ ค ดลอกไว ท ต เอกสารปลายทางท ต องการ ด งร ปท 26. ร ปท 26. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 21

22 ต ดเอกสาร ค ม อการใช งานระบบจ ดเก บเอกสาร 1. คล กเล อกเอกสารท ต องการ ต ด และคล กขวาเล อก ต ด เพ อทาการย ายเอกสาร ด งร ปท 27. ร ปท เล อกต เอกสารปลายทาง ท ต องการย ายเอกสารแล วเล อกเคร องม อ วาง ด งร ปท 28. ร ปท 28. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 22

23 3. ระบบจะย ายเอกสารท ต ด มาจ ดเก บท ต เอกสารปลายทาง ตามท เล อกไว ด งร ปท 29. ร ปท 29. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 23

24 การด เอกสาร ค อการเป ดเอกสารเพ อด เน อหาของเอกสาร สาหร บผ ใช งานท ได ร บส ทธ เฉพาะการด ไม สามารถค ดลอก ต ด ย าย หร ออ พโหลดเอกสารเข าระบบจ ดเก บเอกสาร ตามส ทธ ของการใช งานการ ด เอกสารของระบบจ ดเก บ เอกสารสามารถเร ยกใช URLเพ อด เอกสารบนเว บเบราซ เซอร และเป ดเน อความในเอกสารตามประเภทของ ไฟล เอกสารท จ ดเก บ ร ปท คล กเล อกเอกสารท ต องการเป ดด เน อหาเอกสาร และให คล กขวาเล อก เป ดใน ด งร ปท 31. ร ปท 31. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 24

25 2. ระบบจะเป ดเอกสารท เล อกไว ข นมาใหม อ ก URL เพ อแสดงรายละเอ ยดเอกสารท งหมดท หน า Brower ตามส ทธ การด เอกสารไม สามารถจ ดเก บเอกสารได ด งร ปท 32. ร ปท กรณ ท เอกสารเป นเอกสารนามสก ล.PDF หร อ.DOC ระบบก จะแสดงเอกสารตามประเภทของ เอกสารและตามส ทธ ท ได ร บ ด งร ปท 33. ร ปท 33. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 25

26 4. เอกสารประเภท ไฟล.PDF ด งร ปท 34. ค ม อการใช งานระบบจ ดเก บเอกสาร 5. เอกสารประเภท ไฟล.DOC ด งร ปท 35. ร ปท 34. ร ปท 35. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 26

27 ต ดตามเอกสาร ค ม อการใช งานระบบจ ดเก บเอกสาร เม อผ ใช งานระบบจ ดเก บเอกสาร ต องการต ดตามเอกสารของท านว าม การค ดลอกไปไว ท ต เอกสารอ น หร อม ผ ใช งานท านใดมาด หร อแก ไขเอกสารของท านหร อเป นเอกสารท ผ ใช งานต องการใช งานบ อยเป นประจาท ก ว น สามารถต ดตามรายละเอ ยดต าง ๆ ของเอกสารท ท านได ทาการอ พโหลด โดยม ว ธ การใช งานด งน 1. เล อกต เอกสารเพ อเล อกเอกสารท ต องการต ดตาม ด งร ปท 36. ร ปท คล กขวาเอกสารท ต องการ และคล กเล อก ต ดตามเอกสาร ด งร ปท 37. ร ปท 37. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 27

28 3. เม อผ ใช งานเร มการใช งานระบบจ ดเก บเอกสาร และเข าส ระบบสาเร จระบบจะแสดงรายการ Subscribed Content ท ตาแหน งของ Tree bar ด งร ปท 38. ร ปท เม อผ ใช งานกดท รายการ Subscribed Content ระบบจะแสดงรายการเอกสารท ผ ใช งานได ต ดตาม เอกสารน น ด งร ปท 39. ร ปท 39. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 28

29 5. ผ ใช งานสามารถยกเล กการต ดตามเอกสารได โดยการคล กขวาเล อกเอกสารท ต องการยกเล กและ คล กเล อก Unsubscribed ด งร ปท 40. ร ปท ระบบจะยกเล กการต ดตามเอกสารฉบ บน นและแสดงเฉพาะผลเอกสารท ย ง ต ดตาม ด งร ปท 41. ร ปท 41. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 29

30 เคร องม อ การค นหา การค นหาในระบบจ ดเก บเอกสาร 1. เล อกเมน เล อกเมน เคร องม อ และเล อก ค นหา ด งร ปท 42. ร ปท ระบบจะแสดงเคร องม อในการค นหา ผ ใช งานสามารถค นหาเอกสารได ตามประเภทต าง ๆ และเม อ พ มพ Keyword ท ต องการค นหาแล วกด ค นหา เพ อเร มการค นหา ด งร ปท 43. ร ปท 43. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 30

31 3. เม อคล กป ม ค นหา แล วระบบจะประมวลผลและแสดงผลการค นหา ตามเง อนไขท ผ ใช งานได ค นหา ด งร ปท 44. ร ปท ผ ใช งานสามารถค นหาเอกสารโดยม เง อนไขหลายเง อนไขได โดยการเล อกเมน เคร องม อ เล อก ค นหา เม อระบบแสดงเคร องม อการค นหาให เล อก ข นส ง ด งร ปท 45. ร ปท 45. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 31

32 ค นหา : ห วข อ ค นหาโดยช อเอกสาร Contents ค นหาโดยเน อหาของเอกสาร ผ สร าง คนหาโดยช อผ สร างเอกสาร คาค น ค นหาโดยคาสาค ญของเอกสาร หมายเหต ค นหาโดยหมายเหต ของเอกสาร Original Filename ค นหาช อต นฉบ บของเอกสาร รห สเอกสาร กล ม ค นหารห สของเอกสาร ค นหากล มของเอกสาร ว นท ค นหาว นท สร างเอกสาร มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 32

33 ต งค าผ ด แล การจ ดการค ณสมบ ต ในกรณ ท ผ ใช งานต องการสร างฟ ลด เพ อเพ มรายละเอ ยดของเอกสารหร อต เอกสารท จะจ ดเก บน นการ สร าง ค ณสมบ ต ม ความสาค ญผ ใช งานท เป นผ ด แลระบบสามารถสร าง ค ณสมบ ต ได โดย ค ณสมบ ต ท สร างข นมา น นสามารถกาหนดได ว า เป น ค ณสมบ ต ท ใช งานท งระบบจ ดเก บเอกสาร หร อสร างให ใช งานได เฉพาะต เอกสารใดต เอกสารหน งเท าน น โดยสามารถทาได โดยว ธ การด งต อไปน 1. เล อกเมน ต งค าผ ด แล คล กเล อก จ ดการค ณสมบ ต ด งร ปท 46. ร ปท ระบบแสดงหน าจอการสร าง ค ณสมบ ต และ ค ณสมบ ต ท ได สร างไว ผ ใช งานสามารถเพ ม ค ณสมบ ต ได โดยการคล กป ม Add ด งร ปท 47. ร ปท 47. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 33

34 3. พ มพ รายละเอ ยดของ ค ณสมบ ต และคล ก Update เพ อจ ดเก บ ค ณสมบ ต ท ได สร างข น ด งร ปท 48. รายละเอ ยดการสร างค ณสมบ ต : ร ปท 48. Name ช อ ค ณสมบ ต Type ประเภท ค ณสมบ ต Custom เม อ Type เป น Select ให ระบ ค าท จะให เล อกโดย ค นต วเล อกด วย เคร องหมาย ; Required ต องการให Required Attribute น หร อไม Applies To Select Type เล อกว า ค ณสมบ ต ใช ท งระบบหร อเฉพาะต เอกสารใด Root เม อเล อก Select Type เป น Folder จะม รายละเอ ยด Root (ต เอกสาร) ท จะให ใช ค ณสมบ ต ท สร าง Select Chain เล อกว าจะให ค ณสมบ ต น ใช ก บ ต เอกสาร ภายใต ต เอกสารหล กหร อไม มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 34

35 4. หล กจากคล ก Update แล วระบบจะสร าง และแสดง ค ณสมบ ต ตามช อท ได สร างข นมาท หน าหล ก All portal Attribute ด งร ปท 49. ร ปท จากร ปท 47. ผ ใช งานสามารถแก ไข ค ณสมบ ต ได โดยการเล อกท ไอคอน Edit เพ อแก ไข 6. และจาก ร ปท 46. ผ ใช งานสามารถแก ไขรายละเอ ยดท งหมดแล ว คล ก Update เพ อจ ดเก บ 7. เม อผ ใช งานสร างต เอกสารข นใหม ตามท ต งค าให ค ณสมบ ต ใช งานเฉพาะต ค ณสมบ ต จะแสดงตาม ต ท ได กาหนดไว ในข างต น ด งร ปท 50. ร ปท 50. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 35

36 8. เม อสร างต เอกสารข นมาและพ มพ ค าของ ค ณสมบ ต และจ ดเก บ ต เอกสารต น นก จะแสดงค ณสมบ ต ท สร างข นมา ด งร ปท 51. ร ปท 51. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 36

37 หมวดหม เอกสาร ผ ใช งานต องการสร างหมวดหม ของเอกสาร ผ ใช งานสามารถสร าง หมวดหม เอกสาร เพ อจาแนกเอกสารว า เอกสารฉบ บน อย ในหมวดหม ใด เพ อให แผนกอ นมาใช งานหร อเพ อง ายต อการค นหาการสร าง หมวดหม เอกสาร น นผ ใช งานต องม ส ทธ เป นผ ด แลระบบเท าน น สามารถทาได โดยว ธ การด งต อไปน 1. เล อกเมน ต งค าผ ด แล และคล กเล อก หมวดหม เอกสาร ด งร ปท 52. ร ปท เข าส หน าจอการสร าง หมวดหม เอกสาร คล ก Add Main Category ด งร ปท 53. ร ปท 53. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 37

38 3. พ มพ ช อ หมวดหม เอกสาร และกด Save ด งร ปท 54. ร ปท เพ ม หมวดหม เอกสารหล ก ได ไม จาก ดตามความต องการของผ ใช งาน ด งร ปท 55. ร ปท 55. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 38

39 หมวดหม เอกสารย อย ค ม อการใช งานระบบจ ดเก บเอกสาร 1. สามารถเพ ม หมวดหม เอกสารย อย โดยคล กเล อกท หมวดหม เอกสารหล ก แล วคล กท เคร องหมาย ด งร ปท 56. ร ปท ต งช อ หมวดหม เอกสารย อย และกด เพ อจ ดเก บ ด งร ปท 57. ร ปท เม อสร าง หมวดหม เอกสาร ครบตามความต องการแล วกด Return เพ อกล บส หน าจอหล กขอระบบ จ ดเก บเอกสาร ด งร ปท 58. ร ปท 58. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 39

40 4. หน าจอหล กของระบบจ ดเก บเอกสารจะ แสดง หมวดหม เอกสา ท สร างไว เร ยบร อย ด งร ปท 59. ร ปท ผ ใช งานสามารถกาหนดหมวดหม ของเอกสาร โดยคล กขวาเอกสารท ต องการกาหนดหมวดหม แล ว คล กเล อก แก ไขค ณสมบ ต หร อ ทาการกาหนดในข นตอนการสร างเอกสารใหม ด งร ปท 60. ร ปท 60. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 40

41 6. เล อก Tab Categories และเล อกเชคถ ก Categories ท ต องการเอกสารฉบ บน นอย ในประเภทใด และ กด Finish เพ อจ ดเก บ ด งร ปท 61. ร ปท หน าจะแสดงจอรายละเอ ยดของเอกสารท ได กาหนด หมวดหม เอกสาร ด งร ปท 62. ร ปท 62. มหาว ทยาล ยเทคโนโลย ราชมงคลอ สาน 41